4de Supportersvergadering: 01/10/2010

Agenda

• Inleiding
• Evaluatie fandag
• Naamsverandering
• Organigram
• Financiële aspect
• Vrijwilligerswerk: kantines en restaurant
• Café's en verhuring zaal
• Secretariaat, Abonnementen en beschikbaarheid truitjes
• Kalender
• Verdeling kaarten eetfestijn
• Jeugd: Professor Brugada
• Germinal Beerschot - Eendracht Aalst (BvB)
• Extra oefenmatch + Sportieve aspect

Evaluatie fandag (31/07/2010)

Kregen een “zeer positieve” respons:

- Kwaliteit foto van 1st elftal op echt fotopapier voor 5€
- Handtekeningsessie met trainersstaf en alle spelers
- Trappen naar doel
- Fanshop in clubrestaurant – uitstal van alle beschikbare artikelen in 1 grote ruimte – beter overzicht van ALLE artikels voor potentiële kopers
- Deskundige rondleiding in het PC stadion (incl tentoonstelling)
- Voor-matchen van de allerkleinsten
- Optreden van Sergio
- (Mogelijkheid van) participatie van supportersclubs aan event

Kritische kanttekeningen:

- Teleurstellend aantal bezoekers (“het mochten er meer zijn”) - onvoldoende publiciteit / te vroeg in het seizoen?!
- Handtekeningsessie was van iets te korte duur – fans die aankwamen na 16u hadden geen gelegenheid meer – heeft weerslag gehad op verkoop van foto 1st elftal
- Foto van 1st elftal kan nog verfijnd worden naar lay out en design (bv vermelding van seizoen, logo EA, enz)
- Het niet voorhanden zijn van “nieuwe merchandising” in fanshop, vnl nieuwe truitjes

Aandachtspunten naar volgende editie

- De voorbereiding en organisatie van de fandag dient vroeger aangevat te worden – meer publiciteit en ruchtbaarheid mogelijk
- De datum van het event – later dan 31/7 en vroeger dan 31/8 (bv medio augustus, dag van eerste thuismatch competitie)
- Trappen op doel ook voor kinderen ouder dan 12 jaar – van bij de aanvang tot en met aanvang wedstrijd (meer opbrengsten zonder meer werk).
- Het event moet vroeger starten om de handtekeningsessie langer te laten duren.
- Foto van 1st elftal lay outen en fotoshoppen tot een volwaardige “poster”.
- Combinatie van Fandag en voorstelling nieuwe outfit en ev andere nieuwe merchandising.
- Het lijkt ons opportuun om op het eind van het seizoen een megastock verkoop te houden van kledingstukken in de fanshop.

Eindconclusie

Een geslaagd event, rekening houdend met de tijdsspanne waarin alles werd georganiseerd (minder 8 weken in volle zomerperiode + input van vele mensen nodig) en het feit dat het event voor het eerst opnieuw werd georganiseerd na 15 jaar.

De financiële resultaten (kosten/baten – cfr bijlage) geven aan dat ondanks de beperkte middelen er toch een bescheiden winst werd gerealiseerd. Hierdoor is bewezen dat het event alles in zich heeft om de volgende jaren en op recurente basis inkomsten te genereren.

Kortom, de kiemen om dit event te laten uitgroeien tot een ware happening voor jong en oud van de grote Eendracht Aalst familie zijn gelegd. Een nieuwe editie volgend jaar is naar onze mening geen optie maar een echte must. De winst van de fandag bedroeg ongeveer 2500 euro. Luc Ledege, verantwoordelijke voor de organisatie van de fandag, zal dit jaar vroeger starten met de organisatie. De match zal tevens tegen een andere tegenstander zijn.

Naamsverandering

De Algemene Vergadering ging akkoord met het in ere herstellen van onze originele clubnaam: “KSC Eendracht Aalst”. De Aanvraag is ingediend, en dit zal in de volgende stappen verlopen:

• Eerst schrappen van 2002 …bekrachtiging vanaf 18/10/2010:  De naam wordt officieel VC Eendracht Aalst.
• Koninklijke mag pas na goedkeuring koninklijk paleis, dit dossier is ingediend maar dit kan ten vroegste in 2012 gebeuren (10 jaar nadat Peter Garre onze originele clubnaam veranderde).
• Vervolgens aanpassen van logo

Financiële aspect

De schuld van de club werd afgebouwd tot 376700 euro. Dit seizoen nog te organiseren met de gebudgetteerde winst van 134000 euro.

Vooropgesteld resultaat tegen einde seizoen : -192.700 euro.

Schuld t.o.v. Inbev staat op +/- 50000 euro. Hier moet de sponsoring van dit jaar nog af. Er zijn momenteel geen schulden meer tov KBVB, SWICO, SK Ronse, Immony, Gabriels. (Sommigen waren reeds geeffend tijdens de vorige vergadering).

Er komt ook een nieuw lid bij de vzw. Er werd geen naam gegeven. De totale sponsoring is hetzelfde als volgend jaar. Er wordt natuurlijk nog steeds gezocht naar extra sponsoring.

Vrijwilligerswerk,kantines en restaurant

-Veel dank aan alle vrijwilligers maar de club heeft er nog steeds te weinig ! Kunnen de supportersclubs hier helpen ?
- Men tracht meer inkomsten te bekomen door nu ook de ticketing te controleren (gemiddeld waren er een 200 gratis entrees)
- Er is een vergoedingssysteem voor de vrijwilligers getest en dit zal vanaf nu in voege treden:
* Elke vrijwilliger krijgt een bedrag per bon dat hij ontvangt (per pintje / cola dat hij dus verkoopt)
* Fraude wordt enigzins uitgesloten daar ieder bonnetje geld waard is
* Voorbeeld: 3000 consumpties op de staantribune = 10 cent per verkochte consumptie naar de vrijwilligers = 300 euro te verdelen onder de vrijwilligers aan de staantribune.

- De kantines worden niet uitbesteed, dit seizoen wordt er verder gewerkt met het systeem dat nu van toepassing is. Dit systeem gaat ook de fraude met de drankbonnetjes tegen. (Dit jaar al veel minder ontbrekende drankbonnen)
- Diner in restaurant zal verhoogd worden tot 55 euro (verhoging kaai 17) en ticket wordt gefactureer, dit is reeds doorgevoerd.
- Dranken in het restaurant blijven € 2,00

Cafe's en verhuring zaal

Animatie & Cafe's
Er zal bij normale wedstrijden geen animatie voorzien worden in het clubcafe daar het restaurant voor iedereen op is vanaf 18u30. "Bij topwedstrijden zal er boven ook een aparte DJ voorzien worden.

• Clubcafé : ambiance café met al dan niet een DJ
  Er wordt voor komende week reeds gekeken voor cd’s in het ambiance café. Peter Van den Bossche ging kijken of een interview met een speler mogelijk was in het clubcafé.
• Rode kantine : tv café met belgacom
• Blauwe kantine : praatcafé

Op 31 oktober is er een actie van palm met een dj in het ambiance café.

Verhuring zaal
De bij Eendracht Aalst geregistreerde supporterclubs krijgen een korting van 10% op alle normale prijzen. Het huren van de zaal kost 600 euro. Voor de geregistreerde supportersclubs wordt dit dus 540 euro.

Secretariaat, Abonnementen en beschikbaarheid truitjes

Secretariaat
Wekelijks geopend in aanloop naar de voorwaarden voor tweede klasse. Het wordt bezet door Yannick Van Aken en Peter Van Den Bossche. Zal steeds open zijn op woensdagnamiddag van 14u tot 18u. Later plant men dit ook op zaterdagvoormiddag te openen

Abonnementen
Eendracht Aalst heeft dit seizoen ongeveer 900 abonees. Volgend jaar zal er weer gekeken worden om een persoonlijke brief te sturen naar de supporters. Ook gaat men de afhaling van de abonnementen herevalueren aangezien er hier toch wel wat problemen waren dit seizoen.

Beschikbaarheid truitjes
Zullen voorradig zijn tegen 15/10/2010. Prijzen zijn 48 euro per truitje (rood/wit en zwart/wit)

Kalender

• 23 en 24 oktober 2010 : eetfestijn Eendracht Aalst in samenwerking met supporterclubs
• 11/11/2010: Zwette monjdag: pretornooi provinciale ploegen voor het ITEA2011 …winnaars krijgen een wildcard voor het ITEA.
• 26/11/2010 : Wildfestijn in restaurant….
• 11/12/2010 : Galabal Eendracht Aalst in restaurant (organisatie i.h.v. Luc Ledege)
• De competitiewedstrijd tegen Deinze (oorspronkelijk zaterdag 11/12/2010) is verschoven naar zondagmiddag.
• 17/12/2010 : Kerstparty op zandberg: Iedereen welkom, inkom bedraagt 1 euro.
• 5 en 6 februari 2011 : eetfestijn Eendracht Aalst in samenwerking met supporterclubs
  Kaarten worden verdeeld onder de Supportersclubs. Deze krijgen een percent per verkochte kaart.
• 4/3/2011 : Carnavalbal Eendracht Aalst:
  Match tegen Cappellen valt die dag. Na de match is er het carnavalbal. Dit zal waarschijnlijk doorgaan in een tent op de parking achter de staantribune.
• 8/4/2011 : ITEA-kwis 
  Dit is opnieuw een voetbalkwis. Zelfde concept als vorig jaar.
• 13/14/15 mei 2011 en 20/21/22 mei 2011 : ITEA2011: Internationaal Tornooi Eendracht Aalst
  ITEA wordt op twee weekends georganiseerd. Dit omdat Hemelvaart te laat valt om dit te organiseren

Jeugd en professor Brugada

Medische begeleiding van onze jeugd gebeurt vanaf heden in samenwerking met Professor Brugada. Dit onderzoek is niet gratis maar kan gebeuren aan sterk verminderde prijs. De normale prijs bedraagt 250 euro. Onze jeugdspelers kunnen dit onderzoek doen (ze zijn niet verplicht) aan 50 euro. Alle spelers worden gescreend indien zij dit wensen en hun ouders de toestemming geven Opsporen van aangeboren hartafwijkingen en hartritmestoornissen (ideaal tussen 12 en 19 jaar op te sporen). Onze eerste ploeg en Jong E.Aalst (reserven) zullen in het begin van 2011 ook vrijwillig een onderzoek ondergaan….

Germinal Beerschot - Eendracht Aalst (Beker)

- Combiregeling
- Maximum 15 bussen met 650 supporters
- Jeugd wordt niet geörganiseerd
- Ticketprijzen E.Aalst: € 14,00 voor een zitplaats (geen staanplaatsen voorhanden)
- Onder de 16 jaar betaalt men € 5,00
- Supporters kunnen een plek in het restaurant reserven aan 65 euro en kunnen zo wel een ticket bemachtigen buiten het kleine vak van de bezoekers)
- Als geregistreerde GBA-Fan kan men 4 toegangstickets kopen in VVK. Niet geregistreerde fans krijgen slechts 1 ticket per identiteitskaart.
- Alle supporters moeten dus per bus gaan !
- E.Aalst moet een lijst hebben met alle namen van bezoekende supporters, dit ten laatste tegen 15 oktober.

Hoe gebeurt de verdeling van de bezoekersplaatsen:

- De supporterclubs krijgen 350 kaarten (50 elk)
- De overblijvende 300 kaarten worden in VVK aangeboden. Hier krijgen de abonnees voorrang.

Vooral de burgemeester van Antwerpen (Janssens) ligt dwars voor het geven van extra kaarten. We hebben reeds recht op enkele extra bussen. Het bestuur onderhandelt verder over mogelijke extra kaarten. De aanwezige supportersclubs hebben hun naam kunnen opgeven om kaarten te bekomen voor deze match. Er waren zeven clubs aanwezig. Dus elk heeft vijftig kaarten. Alle mensen die een ticket wensen via een supportersclub moeten hun rijksregister nummer laten registreren bij hun supportersclub. De jeugdspelers leggen geen aparte bussen in wegens niet genoeg kaarten. Jeugdspelers moeten net zoals anderen zelf een ticket proberen bemachtigen. Bij de vrije verkoop krijgen de abonnementen voorrang om een ticket aan te kopen.

Extra oefenmatch + Sportieve aspect

Volgende oefenmatch werd vastgelegd:

• VK Ninove - Eendracht Aalst (10/11/2010 om 19 uur in Ninove)

De Burgemeester van Ninove legt hiervoor GEEN combi-regeling in, waarvoor dank !

Verder kwam onze trainer Bart Van Renterghem nog kort aan het woord:

"De blessure van de Castro is dezelfde als deze die hij had voor Hamme. Delclef en Ringoot hebben vorig weekend reeds met de reserven meegespeeld en komen vanaf de thuiswedstrijd tegen Wielsbeke terug in aanmerking voor een selectie voor de eerste ploeg"

De volgende supportersvergadering zal in Januari of Februari 2011 plaatsvinden.